Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

22-12-2017 | Categorie: Algemeen

Op 25 mei 2018 treedt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking in de gehele EU. De AVG vervangt in Nederland de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp).

Estate Planning Expert BV (EPX) neemt de omgang met persoonsgegevens zeer serieus en alle persoonsgegevens worden door of bij EPX dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. EPX wil ruim voor de inwerkingtreding van de AVG ook aan alle vereisten van de AVG voldoen.

Als gebruiker van producten van EPX, verwerkt u persoonsgegevens met behulp van die producten. Meestal zijn dat persoonsgegevens waarvoor u zelf verwerkingsverantwoordelijke bent. In een enkel geval zal het gaan om persoonsgegevens die door u als verwerker, maar niet als verwerkingsverantwoordelijke worden verwerkt.

U verstrekt deze vertrouwelijke gegevens van uw cliënten niet daadwerkelijk aan ons voor het maken van berekeningen, planningen of aangiften. U doet dat immers zelf met behulp van onze producten!
In dit verband is het belangrijk voor u te weten dat EPX:

1. niet weet wanneer u contact zoekt met de rekenserver;
2. niet weet of bijhoudt hoe vaak u de rekenserver gebruikt;
3. geen ingevoerde (persoons)gegevens bewaart of opslaat op de rekenserver.

EPX heeft feitelijk dus geen inzage in de persoonsgegevens die u verwerkt. Desondanks geldt dat EPX op grond van de AVG als verwerker van die persoonsgegevens kan worden aangemerkt. De persoonsgegevens worden immers door u als gebruiker ingevoerd en verwerkt in de softwareproducten die eigendom zijn van EPX en door of namens EPX worden beheerd en onderhouden. Om die reden vindt EPX het van belang – en zelfs noodzakelijk – dat u met EPX een Verwerkersovereenkomst aangaat. Alleen op die manier voldoen EPX en u aan de verplichtingen voortvloeiend uit de AVG.

Wij wijzen er ook op dat ook in onze licentievoorwaarden een aantal aanpassingen zijn doorgevoerd, met name ter verduidelijking van de afspraken omtrent de omgang met persoonsgegevens. Die licentievoorwaarden zijn met onmiddellijke ingang van kracht. U kunt de licentievoorwaarden altijd vinden en downloaden via onze website.

Ten overvloede merkt EPX hier nog op dat zij ook op ander gebied zorgt voor zorgvuldige behandeling van de aan haar toevertrouwde gegevens. EPX werkt uitsluitend met betrouwbare partners voor de ontwikkeling en het onderhoud aan de softwareproducten. Met de hiervoor bedoelde partners (‘sub verwerkers’ in de terminologie van de AVG) worden verwerkingsovereenkomsten afgesloten teneinde ook bij die partners de geheimhouding, beveiliging en correcte verwerking van de gegevens optimaal te waarborgen. De producten van EPX draaien bovendien in alle gevallen op moderne servers, die zijn beveiligd en op het grondgebied van de EU zijn geplaatst.

Met betrekking tot persoonsgegevens waarvoor EPX zelf verwerkingsverantwoordelijke is, geldt de privacyverklaring van EPX, waaruit blijkt dat EPX mee zal werken aan verzoeken van personen omtrent hun eigen persoonsgegevens, waaronder ‘het recht om vergeten te worden’, het correctierecht en ‘het uitgangspunt van dataminimalisatie’.

EPX zal in februari 2018 al haar gebruikers een exemplaar van de verwerkersovereenkomst toezenden met het verzoek om deze te tekenen.

Vragen/opmerkingen
Mocht u naar aanleiding van het bovenstaande vragen of opmerkingen hebben, dan kunt u contact opnemen met mr. Cees Baard:
Tel: 026-3708699
E-mail: baard@estateplanningexpert.nl